Archivní a spisový řád ČNS

Výbor České numismatické společnosti vydává ve smyslu čl. VI Stanov Archivní a spisový řád ČNS. Tato vnitřní norma stanoví stupeň důležitosti písemností a jejich uspořádání v archivu.

Archivní a spisový řád ČNS používá tyto pojmy:

Spisová značka – číselný symbol sloužící k jednotnému označení jednotlivých druhů písemností.

Skartační znak – alfabetický symbol ,,A“, ,,V“ a ,,S“

A písemnosti k trvalému uložení v archivu
V písemnosti, u kterých je nutno provést vytřídění k trvalému uložení v archivu, respektive ke skartaci
S písemnosti, které po uplynutí stanovené lhůty je možné skartovat

Skartační lhůta – počet roků, po které musí být písemnosti uloženy v archivu.

Za označení písemností spisovou značkou, skartačním znakem a skartační lhůtou odpovídají pracovníci předávající písemnosti do archivu.

Pokud jsou archivní materiály vedeny v digitální podobě:

archivují se v souborech, ukládaných do adresářů označených podle níže uvedených spisových značek
v případě změny v osobě osoby, vedoucí archiv, jsou příslušné nosiče součástí předání funkce nově ustanovenému pověřenému členu Výboru ČNS nebo pobočky
Výbor ČNS může stanovit, které digitálně zpracované archiválie mu mají být předány formou elektronického dálkového styku.

Spisová značka	Druh písemnosti	Skartační znaky a lhůty
0	Společnost
	Založení společnosti
01.1	Společenská smlouva nebo zakladatelská listina	A
01.2	Živnostenský list nebo koncesní listina	A
01.3	Výpisy ze spolkového rejstříkuZrušení společnosti	A
02	Písemnosti o příčinách a průběhu likvidaceOrganizační řídící normy	A
03.1	Stanovy	A
03.2	Normy a řády organizační povahy	A
03.3	Metodické pokyny vlastní	A
03.4	Vnitřní pokynyPředávací listiny, seznamy, protokoly, záznamy	V 5
04.1	Protokoly o předání a převzetí funkcí	A
04.2	Seznamy vlastní – kontakty	A
04.3	Zahraniční stykyOrgány	A
05.1	Konference	A
05.2	Rady	A
05.3	Výbory	A
05.4	Předsednictvo výboru	A
05.5	Komise	A
	Pobočky
	Založení pobočky
06.1	Společenská smlouva nebo zakladatelská listina	A
06.2	Živnostenský list nebo koncesní listina	A
06.3	Výpisy ze spolkového rejstříkuZrušení pobočky	A
07	Písemnosti o příčinách a průběhu likvidacePředávací listiny, seznamy, protokoly, záznamy	A
08.1	Protokoly o předání a převzetí funkcí	A
08.2	Zahraniční stykyOrgány	A
09.1	Výroční členské schůze	A
09.3	Výbory	A
1	Činnost společnosti
11	Publikace	A
12	Medaile	A
13	Konference, výstavyAukce	A
14.1	Zápisy, protokoly	V10
14.2	Aukční katalogy vlastní (ukázky)	A
14.3	Průvodní dokumentaceDějiny společnosti	S 5
15.1	Kroniky, význačné události, jubilea, články	A
15.2	Diplomy, čestná uznání	A
15.3	Filmy a fotografie	A
15.4	Ostatní písemnosti	V 5
2	Tiskopisy
21	Tiskopisy vlastní (ukázky)	A
22	Ostatní	S 3
3	Razítka
31	Otisky razítek organizace	A
4	Členská základna
41	Kartotéka členů	A
42	Přihlášky členů	S 30
43	Evidence čestných členů	A
44	Evidence vyloučených členů	A
45	Evidence odhlášených a zemřelých členů	S 10
46	Rozbory členské základny	S 5

5	ÚčetnictvíÚčetní doklady
51.1	Roční účetní závěrka, výroční zpráva	A
51.2	Výpisy účtů	S 10
51.3	Faktury	S 10
51.4	Pokladní doklady	S 10
51.5	Pokladní bloky a účtenky	S 3
	Účetní evidence
52.1	Výkazy zisků a ztrát za období roční a delší	A
52.2	Půjčky poskytnuté	V 10
52.3	Hospodaření poboček	V 10
52.4	Účetní deníky	S 10
52.5	Pohledávky a závazky	S 10
52.6	Doklady o předání účetních písemností	S 10
52.7	Dokladové revize (zápisy)Daně	S 5
53.1	Daňová přiznání řádná, dodatečná a opravná	S 10
53.2	Daňové prohlášení	S 10
53.3	Výkazy, výměry a změnyMzdy a platy	S 5
54.1	Daň ze mzdy (veškeré písemnosti)	S 10
54.2	Dávky nemocenského pojištění	S 10
54.3	Výplatní listiny (nenahrazují-li mzdové listy)	S 5
6	Zaměstnanecké záležitosti
61	Osobní spisy	S 45
62	Mzdové listy nebo písemnosti, které je nahrazují	S 45
63	Dohody	S 45

7	Archivní a spisová služba
71	Skartační řízení	A
72	Archivní kniha	A
73	Seznamy archiválií odevzdaných do archivu a protokoly	A
74	Skartační návrhy a protokoly	V 10
75	Výpůjční kniha	V 10
76	Výpůjční lístek	S 1

8	Inventarizace:
81	Mimořádné inventarizace ke dni vzniku nebo zrušení	A
82	Inventurní soupisy a protokoly	V 5
83	Odpisy a odpočty	S 5
84	Inventární karty	S 5

9	Korespondence
91	Knihy došlé a odeslané pošty	V 10
92	Závažná	A
93	Poboček ČNS	V 5
94	Členů	S 5
95	Ostatní	S 5

10	Smlouvy
101	Obchodní	A
102	Darovací	V 10
103	Nájemní	V 5

Aukční a spisový řád ČNS byl projednán a schválen 3. Radou ČNS dne 23. 10. 2021

Účinnosti nabývá od 1. 11. 2021